• AGENDA
• Agenda / kalender
  • Afspraak aanmaken

  • Agenda's vergelijken

  • Anderen uitnodigen

  • Agendaworkflow

  • Afspraak voor een ander
• Plantool
• Uitnodigingen Systeem
  • Uitnodigingen

  • Personen uitnodigen
• Google Calender Synchronisatie

Afspraak aanmaken

De Agenda of Kalender in Elements is te vinden door in de bovenste balk van het scherm op het agenda-icoontje te klikken (figuur 1). De groen tab "Dag" staat aangevinkt, wat inhoudt dat u de agenda ziet van één specifieke dag. In de grijze balken boven de agenda vindt u de navigatie om de afspraken van een bepaalde dag gemakkelijk weer te geven. U ziet in het voorbeeld van figuur 1 dat de persoon die is ingelogd de agenda's mag inzien van 3 andere personen. Hoe dit te beheren is, leest u hier.

Figuur 1

Door op te klikken opent u het scherm om een nieuwe afspraak of bezichtiging in te plannen (figuur 2). Handigst is om direct op de tijd (open plek) in de agenda te klikken wanneer u de afspraak in wilt plannen. Dan wordt de tijd ingevuld waarop u zelf heeft geklikt. De eindtijd wordt standaard een uur later dan de starttijd ingesteld. Dit is uiteraard door uzelf te aan te passen.

Wanneer een afspraak binnen een dossier wordt aangemaakt is deze automatisch aan het dossier gekoppeld. Een afspraak binnen een dossier maakt u aan in het subtabblad "Kalender" onder het tabblad "Kalender" (figuur 3). Het icoontje van een mapje achter het onderwerp van een afspraak maakt duidelijk dat het om een gekoppelde afspraak of bezichtiging gaat. Een bezichtiging wordt met een icoontje van een huis aangegeven in de agenda.

Vul de velden verder naar eigen inzicht in. De verantwoordelijke persoon is aan te passen. U kunt alleen afspraken inplannen voor mensen die u hiervoor kalenderrechten hebben gegeven. Hoe dat werkt, leest u hier. Door anderen uit te nodigen voor een afspraak kunt u een afspraak inplannen voor meerdere personen tegelijk. Ook voor personen binnen de organisatie waarvoor u geen rechten heeft. Hoe dit werkt, leest u hier.

Mocht u een bepaalde afspraak herhaaldelijk in willen plannen is dat ook mogelijk. Hiervoor dient u het vinkvakje "Herhaling" aan te vinken en daarna aan te geven op welke basis de herhaling dient plaats te vinden. Nadat u alles hebt ingevuld, klikt u op om de afspraak / bezichtiging daadwerkelijk in te plannen.

Figuur 2

Figuur 3

Figuur 4 toont dat afspraken en bezichtigingen tevens taken zijn. De afspraak van figuur 3 komt terug in het subtabblad "Taken" onder tabblad "Taken" in hetzelfde dossier. Het werkt twee kanten op. Wanneer de taken "Afspraken" en/of "Bezichtigingen" worden aangemaakt, verschijnen deze in de Agenda en wanneer u de afspraken / bezichtigingen in de agenda zelf aanmakt, verschijnen deze in het taakoverzicht, algemeen en binnen het dossier.

Figuur 4