• BOEKHOUDING
• Boekingen
  • Belangrijk

  • Verkoop

  • Inkoop

  • Bank

  • Kas

  • Rekening-Courant
• Overzichten
• Debiteuren
• Crediteuren
• Stamgegevens
• Elektronisch bankieren
  • Betalingen selecteren

  • Importeren afschriften

  • Toewijzigingsregels definiëren

  • Bank toevoegen
• Overzicht iconen

Importeren afschriften

Om afschriften te kunnen importeren dient u, bij u bank afschriften te exporteren. Via een MT940 bestand (MT=Message Type), of (SWIFT)-MT940 bestand, dit is een bestandsformaat om financiële banktransacties te exporteren. Hoewel een globale indeling wordt gebruikt om het MT940 bestand te definiëren is de uiteindelijke implementatie ervan per bank verschillend.

 

Let op: het MT940 bestand moet één van de volgende bestandformaten zijn:

• .sta
• .swi
• .txt

 

Om een MT940 toe te voegen in Elements, dient u wel eerst te exporteren bij uw bank, en op te slaan bij uw documenten. Komt u er niet aan uit bij het exporteren van uw elektronische bankafschriften bij uw bank, dan adviseren wij u om te informeren bij uw bank. Dat is namelijk verschillend per bank en per telebankier pakket.

 

Wilt u uw bankafschriften importeren; dan kunt u dat doen via de module "Financieel" → 'Elektronisch bankieren' →'Importeren afschriften' (figuur 1).

 

Voor toelichting van de iconen gaat u naar overzicht iconen, zodat u weet hoe u gegevens op kan slaan, toevoegen, wijzigen e.d.

 

Figuur 1

In figuur 1 ziet u al geïmplementeerde afschriften met de status 'nieuw'. Wilt u toevoegen dan is dat mogelijk door op het  te klikken en dan zal een volgend scherm verschijnen, zie figuur 2.

Figuur 2

Vervolgens gaat u naar bijvoorbeeld de Rabobank, zie figuur 3. Staat de juiste bank er niet bij maar staat die bank wel in Elements ga dan naar Bank toevoegen.

Figuur 3

Indien u het geïmporteerde afschrift heeft opgeslagen kunt u bij het scherm (figuur 3) het bestand toevoegen. Daar ziet u namelijk 'MT940 Bestand' staan, door op 'Bladeren...' te klikken kunt u een MT940 bestand toevoegen. Opslaan doet u met het  icoon.

 

Geïmplementeerd

In figuur 1 zag u geïmplementeerde afschriften met de status 'nieuw'. Dan is er nog de mogelijkheid om te verwijderen en te wijzigen. Wijzigen gaat met het wijzigingsicoon: . Het volgend scherm verschijnt:

Figuur 4 Op de dikgedrukte woorden in het rechterkolom kunt u klikken en vervolgens bewerken

In het figuur 5 hieronder ziet u het scherm dat vervolgens zal worden getoond.

Figuur 5

Grootboekrekening: op welke grootboekrekening er geboekt moet worden, kiest u hier uit.

Relatie: hier kunt u eventueel een relatie selecteren.

BTW- code: de bijbehorende BTW-code kan worden ingevuld met behulp van de drop-down knop.

Automatisch toewijzen (in het oranje vierkantje) kunt u aanvinken, indien u voortaan de bovenstaande gegevens wilt laten toepassen. Dus bij elke betaling van een desbetreffende relatie, zal Elements dat grootboekrekeningnummer etc. gebruiken.

Rekeningnummer: hier komt het rekeningnummer van de desbetreffende relatie te staan.

Regel: (oranje rechthoek in figuur 5) Elements vult hier de gegevens in die op het afschrift bij omschrijving is ingevuld. Wanneer u de automatische toewijzing aangevinkt heeft, is het handig dat u de beschrijving aanpast zodat de volgende keer de nieuwste betalingskenmerken worden "aangevuld" door Element. TIP vul achter een bepaalde term het % teken in bijvoorbeeld 'Factuurnummer %', 'Betalingskenmerk'.

Als alles naar wens is ingevuld slaat u op met de V en met de pijl  gaat u weer terug naar het vorig scherm (figuur 1)

Door op het pijltje te klikken kunt u naar de volgende stap gaan.  U krijgt eerst de melding:

Klik op ok om verder te kunnen gaan. Het bankafschrift zal geboekt worden in Element. Om de boeking in te zien, gaat u naar "Financieel" → 'Invoeren boekingen' → en kies de juiste dagboek bank. Zie figuur 6. Met het  gaat u naar de laatst ingevulde boeking in dit geval van het zojuist geïmporteerd bankafschrift.

Figuur 6

Als u weer terug gaat naar 'Importeren afschriften' in het 'Financiele' gedeelte. Omdat u nu op het pijltje heeft geklikt zal de status 'Afgehandeld' zijn, zie figuur 7.

 

Figuur 7