• BRIEVEN & CONTRACTEN
• Nieuwe brief aanmaken
  • Teksten

  • Tabellen

  • Figuren

  • Tags

  • PDF maken en printen

  • Brief toevoegen aan e-mail

  • Bulkprint
• Briefpapier instellen
• Standaardbrieven
• Nieuw contract aanmaken
• Mappen beheren

Briefpapier instellen

In Elements is het mogelijk om verschillende templates in te stellen voor brieven, facturen en contracten. Zelfs briefpapier voor verschillende brieven kan een afwijkende opbouw hebben. Zo kan voor een formele brief aan een maatschappij bijvoorbeeld een disclaimer benodigd zij onderaan de brief, terwijl voor een informele brief aan een collega geen disclaimer nodig is. Om het briefpapier in te stellen gaat u naar "Beheer" en "Document template manager" (figuur 1).

Figuur 1

Voor een nieuwe template drukt u op . Hierna verschijnt de pagina zoals weergegeven in figuur 2. De groene velden zijn verplicht. Het gaat in dit voorbeeld om een standaardbrief. Vink daarom "Correspondentie" aan, zodat de template te selecteren is bij het aanmaken van een nieuwe brief. De standaardafmetingen kunt u laten staan (A4). "Orientation" kunt u ook laten staan, daar "Portait" inhoudt dat het om een staande pagina gaat (en geen liggende). De marges hebben betrekking op de afstand vanaf de zijkant waar de tekst van de brief dient te beginnen. Ook het lettertype en de lettergrootte is hier te standaardiseren. Klik hierna op . Hierna verschijnt het element "Blokken" onderaan de pagina. U kunt een template te gebruiken maken voor alle deelnemers of voor een specifieke deelnemer door op te klikken naast "Organisatie".

Figuur 2

Druk op naast "Blokken" voor het aanmaken van een nieuw blok. Er verschijnt een scherm gelijk aan figuur 3. Belangrijk is het veld "Type". HIer zijn drie opties mogelijk, te weten: statisch, dynamisch en afbeelding.

• Statisch houdt in dat dit veld een standaardwaarde of -tekst meekrijgt die niet in de brief aan te passen is, maar alleen direct in dit blok.
• Dynamisch houdt in dat de inhoud van het veld volledig is in te richten bij het aanmaken van een brief.
• Afbeelding houdt in dat er in dat blok een bepaalde afbeelding kan worden weergegeven (en dus geen tekst).

Verder dient een viertal posities te worden ingegeven:

• De X-positie geeft aan hoever het blok vanaf de linker zijkant van de brief moet worden geplaatst;
• De Y-positie geeft aan hoever dit van de bovenzijde moet zijn;
• Breedte geeft de breedte aan van het blok. Erachter staat aangegeven wat de maximale waarde is. Dit wordt berekend door de breedte van het papier (A4 = 210mm) te verminderen met de marges uit figuur 2 (2 x 10mm). Zodoende dat het maximum nu 190mm bedraagt (210 - 2 x 10mm = 190mm);
• Hoogte geeft aan hoe hoog het blok moet zijn.

Omdat dit blokt als "Statisch" is gekenmerkt moet er aan de rechterkant aangegeven worden wat de standaardwaarde is van dit blok. In dit voorbeeld is als standaard een tag ingevoegd. Meer informatie over tags vindt u hier. De inhoud van dit blok zou ook kunnen bestaan uit de adresgegevens van de afzender. Deze gegevens zijn voor iedere brief hetzelfde en kunnen dus als standaardwaarde worden ingevoegd (als statisch blok). Om het blok op te slaan klikt u op .

Figuur 3

Na het opslaan ziet u in onderaan de template alle blokken die u heeft aangemaakt. Wijzigen van de inhoud van de individuele blokken doet u door op te klikken. In het voorbeeld zijn drie blokken aangemaakt, waarvan de eerste en laatste statisch zijn (figuur 4). Het adres en de disclaimer kunnen als standaardwaarde ingevoerd worden. Deze hoeven niet iedere keer opnieuw ingegeven te worden bij het aanmaken van een brief. Het blok "Inhoud" is wel dynamisch. In dit veld kan in de brief specifieke tekst opgenomen worden voor de klant. Meestal is het niet wenselijk dat blokken elkaar (gedeeltelijk overlappen). In dit voorbeeld doen ze dat ook niet (figuur 5). Belangrijk hierbij is om de hoogtes en Y-posities van de blokken goed af te stemmen op elkaar. Het blok "Aanhef" begint 5mm van de bovenrand en is 50mm hoog. Vandaar dat de Y-positie van het blok "Inhoud" 55mm is (5mm + 50mm).

Figuur 4

Wanneer alles goed is ingesteld klikt u op "Voorbeeld" en kunt u zien waar alle blokkenop het papier geplaatst zijn. De verschillende bloktypes hebben voor de duidelijkheid ook verschillende kleuren (statisch is geel en dynamisch is blauw). In het scherm "Voorbeeld" zijn de blokken verplaatsbaar (figuur 5). Klik na het verplaatsen op om de nieuwe plaats van de blokken op te slaan. De hoogte en breedte van de blokken zijn in dit scherm niet aan te passen. Dit moet op de manier zoals hierboven beschreven en getoond in figuur 3.

Figuur 5

TIP: Van een statisch blok kunt u een voorbeeld bekijken wanneer u op het vergrootglas klikt naast de button om tags in te voeren. Wanneer het voorbeeld leeg blijft, en u heeft tags gebruikt met daarin een "if" code verwerkt, dan kan het zijn dat er ergens een fout in het opbouwen van de tag geslopen is. Controleer hiervoor alle "if" tags.