• BRIEVEN & CONTRACTEN
• Nieuwe brief aanmaken
  • Teksten

  • Tabellen

  • Figuren

  • Tags

  • PDF maken en printen

  • Brief toevoegen aan e-mail

  • Bulkprint
• Briefpapier instellen
• Standaardbrieven
• Nieuw contract aanmaken
• Mappen beheren

Mappen beheren

Om een goed documentmanagement te voeren, is het noodzakelijk een goede mappenstructuur aan te brengen. De mappenstructuur is deels door uzelf te beheren. In het tabblad "Documenten" binnen een dossier vindt u alle definitieve correspondentie met uw klant. Deze documenten kunt u in mappen plaatsen.

Er  zijn twee soorten mappen:

• Dossiermappen (blauw)
• Algemene mappen (rood)

De dossiermappen kunnen per dossier worden ingesteld door uzelf. Wanneer u in een dossier nieuwe dossiermappen aanmaakt, blijven deze mappen alleen zichtbaar in dat specifieke dossier. De documenten in deze mappen zijn dan ook alleen benaderbaar in dat dossier in die exacte map.

Algemene mappen kunt u in de beheermodule zelf beheren. De opbouw van deze mappen is dan ook in alle dossiers hetzelfde, omdat deze aan de achterkant door uzelf ingesteld worden. In deze mappen staan documenten die u vanuit ieder dossier wenst te benaderen. U kunt deze algemene documenten dan ook bijvoorbeeld als bijlage toevoegen aan een e-mail die u vanuit een willekeurig dossier verstuurt aan een klant.

Het toevoegen van een nieuwe map doet u met naast "Map toevoegen". Andere functies zijn het hernoemen en verwijderen van de mappen (figuur 1). Deze functies worden uitgevoerd op de map die op dat moment is geselecteerd/open staat. Het verwijderen kan alleen wanneer er geen documenten in de map opgeslagen staan.

Figuur 1

Het verslepen van documenten tussen de mappen gaat gemakkelijk door (1)met de muis op het betreffende document te gaan staan, (2)de linkermuisknop ingedrukt te houden, (3)het document boven de juiste map te houden en (4)los te laten wanneer deze groen wordt (figuur 2).

De opbouw van deze mappen kunnen dus per dossier verschillen. Wel kan er door de afdeling Development een basisstructuur worden ingeregeld per type dossier (klant, deelnemer, personeel en leverancier). Deze structuur wordt dus bij ieder nieuw dossier zo aangemaakt, maar is door u wel aan te passen voor specifieke dossiers, middels de normale functies. Voor meer vragen over deze mappenstructuur voor de dossiermappen, kunt u contact opnemen met de afdeling Support.

Figuur 2

De algemene/verkenner mappen zijn te beheren via "Beheer" en "Verkenner" (figuur 3).

Figuur 3

De functies zijn hetzelfde als bij de blauwe mappen: toevoegen, hernoemen en verwijderen (figuur 4). Grote voordeel is dus dat de documenten in deze map(pen) vanuit alle dossiers, applicatiebreed benaderbaar zijn.

Figuur 4