• DOSSIERS
• Dossier zoeken
• Nieuw dossier aanmaken
• Uitleg tabbladen
  • Startpagina

  • Partijen & objecten

  • Taken

  • Kalender

  • Documenten

  • Communicatie

  • Export

  • Financieel

  • Schademelding

  • Versiebeheer
• Personen aanpassen
  • Personen aanmaken/wijzigen

  • Personen exporteren

  • Personen verwijderen
• Rechten
• Verhuisfunctionaliteit

Nieuw dossier aanmaken

Voor het aanmaken van een dossier gaat u eerst naar het zoekscherm door op het mapje te klikken in de bovenbalk en op "Zoek een dossier" (figuur 1). Daarna opent het zoekscherm. Klik op om een nieuw dossier aan te maken.

 

Figuur 1

 

Hierna opent het scherm zoals te zien in figuur 2. Eerst dient u een dossiertype te kiezen (klant, deelnemer, personeel of leverancier). Gaat het om een particuliere of zakelijke klant (zoals een BV)? Daarna dient u te kiezen onder welk kantoor het dossier komt te vallen. Wanneer er een kantoor is is dit duidelijk, bij meerdere deelnemers dient gekozen te worden onder welke deelnemer het dossier valt. In wezen is alleen de achternaam verplicht om een klantdossier aan te maken. Echter, dit is niet wenselijk voor een optimaal gebruik. Een dossier bevat vaak meerdere personen. Vink het vakje "Relatie" aan om ook de gegevens van de eventuele relatie op te voeren.

 

NB Lees eerst verder voordat u het dossier aan gaat maken!

 

Figuur 2

 

Het kan goed zo zijn dat de persoonsgegevens van de klant waarvoor het dossier wordt aangemaakt al in het systeem staan. De leverancier zou tevens zijn verzekeringen en hypotheken bij u hebben kunnen lopen. In het voorbeeld van figuur 3 staat de heer Kees de Vries al in het systeem, smaen met 30 andere personen die luisteren naar de naam Vries. Wanneer u in het vak "Achternaam" een achternaam invult en op "Tab" klikt op of de cursor in een ander veld zet, kijkt het systeem of er gegevens in het systeem staan die matchen met de gegeven(s) die u zojuist heeft ingevoerd. In het gele vak is het aantal matches te zien. In het voorbeeld zijn er 30 matches. Het getal 30 is zwart omdat het systeem vindt dat dit te veel gegevens zijn om uit te selecteren. Wanneer er minder dan 15 matches zijn, wordt het getal groen gekleurd en kunt u deze matches oproepen in een apart scherm (figuur 5).

 

Figuur 3

 

Wanneer u naast Vries, ook de voornaam en het geslacht invoert, wordt het aantal matches in het voorbeeld teruggebracht naar 1 (figuur 4). Dat moet dus de juiste zijn. Hoe meer velden ingevuld zijn, hoe kleiner het aantal matches.

U hebt tevens de keuze om het dossier een status mee te geven. Bij een nieuw dossier zal dit meestal de status "Nieuw" zijn. Andere mogelijke statussen zijn bijvoorbeeld "Beëindigd" of "Overgenomen". Deze statussen zijn te beheren in de beheermodule met de juiste rechten.

 

Figuur 4

 

Wanneer u op "1" klikt (figuur 4) ziet u alle matches. In dit geval is dat er dus 1. Klik op de naam van de match om de velden in het dossier automatisch in te vullen. Klik daarna op om het dossier op te slaan wanneer alle gegevens correct zijn ingevuld. Dit zoeken naar eventuele matches in het systeem kunt u op dezelfde manier voor de relatie doen.

NB Lees eerst verder voordat u het dossier aan gaat maken!

 

Figuur 5

 

U zult meestal dossiers aanmaken waarvan de personen nog niet in het systeem staan. Aangezien Elements een dossiergestuurd systeem is, is het zeer verstandig meteen een dossier aan te maken van een (of meerdere) perso(o)n(en) wanneer u de persoon invoert. Desalniettemin, is het invoeren van een persoon zonder dossier wel mogelijk in Elements. Hiervoor zijn beheerrechten benodigd.

 

In het geval van nieuwe personen zullen er geen matches zijn (bij nauwkeurige invoering; meer dan alleen de achternaam o.i.d.), zoals in figuur 6. Bij het invoeren van de postcode kan de rest van het adres opgehaald worden door op "Adres ophalen" te klikken. Wanneer de relatie hetzelfde adres heeft als de eerste persoon, kunt u een vinkje zetten in het vak "Kopieer van eerste persoon". Klik daarna op om het dossier op te slaan wanneer alle gegevens correct zijn ingevuld.

 

Figuur 6

 

Het dossier is nu nog vrij leeg. Alleen de personen zijn opgevoerd (figuur 7). Boven het dossier vindt u de dossierheader. Dit is een korte samenvatting van de kerngegevens van het dossier. Handig om bijvoorbeeld snel een telefoonnummer terug te vinden (wannneer ingevuld), of gegevens die u graag in één oogopslag heeft bij een telefoongesprek met de klant.

Voor meer informatie over alle elementen in het dossier klikt u hier.

 

Figuur 7