Inkomend

Algemene inbox

E-mail komt binnen in een algemene inbox. U kunt meerdere e-mailboxen hebben. Klik op het e-mail icoon in de navigatiebalk bovenaan de pagina.

U komt dan in de algemene inbox terecht. Links staan alle e-mailboxen / -adressen weergegeven waarvan u rechten heeft om in te zien. Door op een e-mail te klikken, kunt u rechts in het scherm de inhoud ervan lezen. De e-mail die openstaat, wordt dikgedrukt weergegeven.

U kunt met de filtervelden gericht zoeken binnen uw opgeslagen e-mails.

Dossiers

E-mails die binnenkomen in Elements worden automatisch aan het bijbehorende dossier gekoppeld (deze functie kan ook worden uitgezet). Wanneer er een e-mail binnenkomt wordt er namelijk (in milliseconden) gekeken of het e-mailadres in een bepaald dossier onder een klant staat opgeslagen. Wanneer een e-mail is gekoppeld, is er feitelijk een kopie van de e-mail uit de algemene inbox opgeslagen in het klantdossier. Of een e-mail aan een dossier is gekoppeld kunt u zien aan het (ontbreken van het) dossier icoon.

U kunt een e-mail ook zelf koppelen aan een dossier door op “Koppelen” te klikken. Er verschijnt dan een pop-up waarin u naar een dossier kan zoeken, welke u vervolgens kunt selecteren. Wanneer een e-mail gekoppeld is, kan deze ook ontkoppeld worden. De knop “Koppelen” heeft in dat geval de naam “Ontkoppelen”.

Wanneer u op het dossier icoon in de algemene inbox klikt, komt u in het e-mail tabblad terecht binnen het gekoppelde dossier. Hier vindt u ook alle andere e-mails van deze klant terug. Wanneer u in een dossier staat en een e-mail wil vinden, gaat u naar het tabblad “Communicatie” en daarna “E-mail”.

Uitgaand

Algemeen

E-mailen voor en/of over een klant doet u vanuit het dossier. In het dossier klikt u op de snelkoppeling “E-mail aanmaken”.

Om een e-mail vanuit de algemene inbox te versturen,klikt u in de inbox op “Toevoegen”. Op deze manier wordt de e-mail overigens niet automatisch in een dossier opgeslagen.

Het aanmaken van een e-mail lijkt veel op het aanmaken van een brief of registratie. Rechts in het scherm kun u een standaardtekst invoegen en eventueel een (e-mail)handtekening. U kunt ook een eigen tekst typen uiteraard.

Links in het e-mailscherm kunt u aangeven of de e-mail betrekking heeft op een bepaald product of een bepaalde taak. Net als bij het aanmaken van een brief dient u dit te selecteren wanneer de tags in de standaardtekst dit vereisen. Het is aan te raden te allen tijde de juiste producten en taken te koppelen. Op die manier kunnen de tags nooit fout gaan en kunt u de e-mails goed ordenen (per product / taak), zodat het terugzoeken daarna makkelijker is.

TIP: Indien uw mail gekoppeld is aan het dossier, kunt u deze vanuit de algemene e-mailbox verwijderen.

Wanneer u recht heeft tot meerdere e-mailboxen, kunt u ook vanuit meerdere boxen e-mailen. U heeft één standaarde-mailbox. Indien u vanuit een andere hoedanigheid wilt mailen (bijv. sales@ of info@), kunt u dit aangeven.Het is daarnaast mogelijk een bepaalde prioriteit toe te kennen aan de e-mail en om een leesbevestiging te vragen.

Ontvangers

Er zijn meerdere type geadresseerden, “Aan”, “CC” (carbon copy) en “BCC” (blind carbon copy). “Aan” is de primaire / hoofd ontvanger van uw e-mail. Daarnaast kunt u de e-mail sturen naar een of meerdere secundaire ontvangers. Tot slot kunt u de e-mail ook BCC’en. Deze ontvangers ontvangen de e-mail, maar zien niet wie de e-mail nog meer heeft ontvangen. De andere ontvangers (aan en cc) zien ook niet naar wie de e-mail is gebcc’d.

Het toevoegen van ontvangers kan op twee manieren.

Autoaanvullen

Ten eerste kunt u het e-mailadres typen in één van de regels (aan, cc of bcc). Tijdens het typen herkent Elements e-mailadressen die reeds in het systeem staan en e-mailadressen waarvan u eerder mail heeft ontvangen. U krijgt tijdens het typen een lijst met opties. Door de muis of de toetsen op het toetsenbord te gebruiken (pijl naar beneden / omhoog), kunt u de juiste geadresseerde selecteren.

U kunt meerdere geadresseerden hebben op één regel. Wanneer u doorgaat met toevoegen verschijnt er een ‘punt-komma’ achter het eerdere ingevoerde e-mailadres om aan te duiden dat het om verschillende e-mailadressen gaat.

Handmatig

Een tweede manier is om op één van de knoppen te klikken voor de ontvangersregel. Wanneer u bijvoorbeeld op “Aan” klikt, opent een popup.
Hier vindt u alle e-mailadressen die Elements kent welke betrekking hebben op het dossier, zoals de e-mailadressen van de klanten, maatschappijen, banken, notarissen en collega’s. U kunt de adressen welke u wilt mailen aanvinken en klikken in welke regel (aan, cc, bcc) u deze wilt hebben staan. Tot slot klikt u op “Opslaan” zodat de popup sluit en u verder kunt aan uw e-mail.

Versturen

Wanneer alles naar uw zin is, klikt u op “Opslaan” om de e-mail definitief te versturen. 

Reageren

Naast het aanmaken van een nieuwe e-mail kunt u ook reageren op ontvangen e-mails. Dit kan door te klikken op “Beantwoorden” (dan reageert u alleen naar de persoon van wie u e e-mail ontvangen heeft), “Allen beantwoorden” (dan reageert u naar alle personen die staan aangemerkt als primaire en secundaire ontvangers: “Aan” en “CC”). In beide gevallen wordt de inhoud van de ontvangen e-mail gekopieerd in ht tekstvak, waarna u uw reactie kunt typen.

Door op “Doorsturen” te klikken wordt de inhoud van de ontvangen e-mail gekopieerd, maar worden de geadresseerden niet gekopieerd. Die dient u zelf aan te geven.

Concept e-mail

Het kan zijn dat u de e-mail op een later tijdstip af wilt maken. U kunt de e-mail dan als “Concept” opslaan. Klik rechtsonder het witte teksvak op “Opslaan als concept”. De e-mail wordt automatisch als concept opgeslagen wanneer het typen langer dan 5 minuten duurt. Er moet dan al wel minimaal één “Aan” adres gevuld zijn om de e-mail aan te koppelen. U krijgt tussentijds de melding dat de ‘Autosave’ is gelukt (of niet).

U kunt de concept e-mail terugvinden op twee manieren. In het dossier kunt u filteren op “Concept > Ja”.

In de algemene inbox vindt u een map “Concepten”.

Hierna opent u het concept, maakt het af en klikt op “Opslaan” om definitief te versturen.

Bijlage koppelen

Wanneer u een bijlage wilt koppelen, klikt u op “Bijlages”.

Een popup wordt geopend. In deze popup kunt u de documenten selecteren welke in het dossier staan opgeslagen onder “Documenten” (de blauwe mappen). U kunt ook algemene documenten selecteren (rode mappen).
U kunt ook een nieuw document uploaden door te klikken op “Bestand kiezen”, het bestand te selecteren, de dropdowns aan te vullen en tot slot te klikken op “Upload bestand”. Het bestand wordt dan in het dossier opgeslagen. Zoek het bestand op in de juiste blauwe map en selecteer het. Klik op “Opslaan”.

Taak aanmaken

U kunt van een e-mail een taak aanmaken wanneer u de e-mail in uw takenlijst wilt hebben staan, of de taak wilt aanmaken voor een van uw collega’s.
Klik op “Taak aanmaken”. Verder gaat dit hetzelfde als het aanmaken van een normale taak. De inhoud van de e-mail wordt in de omschrijving van de taak gekopieerd.

E-mail verslepen

U kunt een e-mail ook naar een andere map slepen.  Ga naar de algemene inbox. Klik dan met uw linkermuisknop op de betreffende e-mail en HOUDT DEZE INGEDRUKT. Sleep de e-mail naar de map waarin u deze op wilt slaan, de map wordt groen wanneer u erboven hangt met de e-mail, en laat de linkermuisknop los.