Dossiers zoeken

Wanneer u een dossier gaat zoeken, kan dat op verschillende manier binnen Elements. Het dossier staat namelijk centraal in uw omgeving is derhalve via verschillende schermen en snelkoppelingen terug te vinden.
Allereerst vind u zowel op de startpagina als bij CRM het venster “Zoek een dossier”, hierin kunt u op verschillende manieren een dossier zoeken.

U kunt hier aanvinken welk soort dossier u wilt zoeken, dit kan een klant-, deelnemer-, personeel- of leveranciersdossier zijn. (Om gebruik te maken van deze dossiers zijn verschillende modules beschikbaar, voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze support of consultancy afdeling.)

Daarnaast kunt u via het gele dossier-mapje bovenin de pagina ook een dossier zoeken. Bij keuze voor “Zoek een dossier” krijgt u het scherm te zien waarin de zoekresultaten ook getoond zullen worden. Daarnaast kunt u de 10 laatst geopende dossiers aanklikken. Vanaf elk scherm in Elements kan gekozen worden voor de gele dossiermap.

U kunt ervoor kiezen om te zoeken op een bepaalde achternaam. Maar wanneer u op een veelvoorkomende naam zoekt krijgt u waarschijnlijk te veel resultaten om snel de juiste meneer Jansen eruit te kunnen filteren. U kunt er dan ook voor kiezen daarnaast de plaatsnaam in te vullen, op die manier zult u minder resultaten te zien krijgen en heeft u sneller het benodigde dossier voorhanden.

Wanneer u meerdere kantoren (of deelnemers) heeft, is het ook mogelijk alleen te zoeken naar klanten van een bepaald kantoor. Kies daarvoor de blauwe pijl naast kantoor, zoals te zien is in bovenstaand figuur.
Er kan dan gekozen woorden voor het betreffende kantoor. In het voorbeeld wordt gezocht naar “Demo”.

Wanneer vervolgens gezocht wordt op een bepaalde achternaam, zullen alleen resultaten van de betreffende deelnemer getoond worden.
Indien u alle dossiers van deze deelnemer wilt zien, zoekt u op het %-teken, in plaats van op een specifieke achternaam. Dit werkt overigens op de meeste plaatsen in uw omgeving zo. Het is een zogenaamde “wildcard” bij het zoeken.

Nieuw dossier aanmaken

Voordat er een nieuw dossier aangemaakt wordt, is het aan te raden eerst te controleren of de betreffende klant niet reeds een dossier heeft. En dossier zoeken kan op verschillende manier, deze informatie vindt u hierboven.

Wanneer er gezocht wordt op een bepaalde klant en er worden geen resultaten getoond zal Elements al vragen of er een nieuw dossier aangemaakt moet worden. Echter wanneer er wel verschillende klanten zijn gevonden, die voldoen aan dezelfde zoekcriteria kunt u op een andere manier een dossier aanmaken. Klik hiervoor op het plus-teken links bovenin de pagina.

Vervolgens komt u in een nieuwe pagina terecht waarin het dossier aangemaakt gaat worden, dit is de zogenaamde “dossierwizard”.

Wanneer u zeker bent dat er nog geen dossier bestaat van de betreffende klant, bijvoorbeeld omdat u een eenmanskantoor bent. Is er tevens een derde mogelijkheid, via de CRM pagina in het venster van de “Algemene snelkoppelingen”, kan gekozen worden voor de “Dossier wizard”. Hiermee maakt u direct een nieuw dossier aan.

In de wizard moet worden aangegeven wat het type van het dossier moet worden. Er kan gekozen worden voor Klant, Deelnemer, Personeel of Leverancier. (Voor de 3 laatsgenoemden zijn aparte modules die ook apart afgenomen dienen te worden. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling). Vervolgens moet worden aangegeven of het dossier een klant of organisatie bevat en bij welk kantoor de klant hoort. Indien gekozen wordt voor “Organisatie” wordt er een ander scherm getoond waarin de gegevens van de organisatie ingevuld moeten worden, met daarnaast eventueel een contactpersoon. Indien het een persoon betreft moeten de gegevens van deze persoon ingevuld worden, met daarnaast de mogelijkheid een 2e persoon (als relatie) aan te geven voor dit dossier. Tevens kunt u aangeven welke status dit nieuwe dossier moet krijgen.

Wanneer bovenstaande gegevens gevuld zijn, begint u de gevraagde gegevens te vullen. Het kan zo zijn dat er in het “Resultaten”-blok er een x-aantal resultaten wordt weergegeven. Deze resultaten zijn gebaseerd op de gegevens die u reeds heeft ingevuld (dus bijvoorbeeld op basis van de achternaam en initialen) en tonen personen (of organisaties) die reeds in Elements staan. Wanneer u klikt op het groene getal in het resultatenblok krijgt u de mogelijkheid deze persoon te selecteren voor het nieuwe dossier. Er dienen minder dan 15 resultaten te zijn voordat het getal groen is en deze aan te klikken is, bij meer dan 15 resultaten is het een te groot aantal voor het systeem om te tonen.
Indien het een nieuw persoon (of organisatie) betreft kunt u het resultatenblok negeren en verder gaan met het vullen van de gegevens.

Indien er een relatie aanwezig is in een (persoon-)klantdossier vinkt u deze rechts naast de eerste persoon aan. Vervolgens wordt het mogelijk in een dropdown aan te geven welke relatie de 2e persoon heeft tov de eerste persoon. Er verschijnen verschillende keuzemogelijkheden, zoals bijvoorbeeld: kind van, partner van.

Let op, bij een organisatie is het niet nodig de contactpersonen ook op te voeren in het dossier. Wanneer deze contactpersonen tevens aanwezig zijn onder de organisatie is dat voldoende om ze bijvoorbeeld op te roepen door middel van tags. Op die manier hoeft u alleen de betreffende organisatie op te voeren in het dossier.

Ook van deze persoon dient u vervolgens de gegevens te vullen.

Dossier wijzigen

Er zijn een aantal basisgegevens van een dossier die soms aangepast moeten worden, een voorbeeld hiervan is de dossierstatus. Om deze aan te passen zoekt u het betreffende dossier op.

Echter in plaats van het dossier te openen, klikt u op het wijzigingsicoontje rechts in de regel.

Hier is het mogelijk om de dossierstatus aan te passen, hiervoor kunt u handmatig een andere status selecteren in het dropdownmenu. Daarnaast kan op deze pagina het dossier aan een ander kantoor worden gehangen en de dossieromschrijving worden aangepast. 

Met het koppelen van de workflowgroepen kan een uitzonderingen worden toegekend aan de personen die inzage hebben in het betreffende dossier. Wanneer een dossier bijvoorbeeld onder Kantoor X staat, kunnen alleen medewerkers van dit kantoor het dossier inzien. Middels het koppelen van een workflowgroep op deze pagina, kunnen de personen onder de workflowgroep het dossier óók inzien.

Dossier verwijderen

Het is niet mogelijk een dossier geheel te verwijderen. Wel is het mogelijk een dossier leeg te maken, zodat deze een volgende keer weer gebruikt kan worden. Wij raden hierbij aan de dossier omschrijving aan te passen zoals te lezen is bij "Dossier wijzigen". Hoe gegevens geëxporteerd kunnen worden leest u hieronder.

Dossier exporteren

Het is mogelijk alle gegevens uit een dossier te exporteren. Dit kan zijn naar een extern programma, zoals bijvoorbeeld Afinhyp, maar er kan ook geëxporteerd worden naar een ander dossier.

Dit kan naar een bestaand dossier, wanneer er bijvoorbeeld per ongeluk twee dossiers zijn aangemaakt van één klant. Of naar een nieuw dossier, wanneer de gegevens van het bestaande dossier gesplitst moeten worden.

Kies in het dossier dat geëxporteerd moet gaan worden, het tabblad export en vervolgens "dossier". Op deze pagina kan worden aangegeven welke informatie meegenomen moet worden in de export. Allereerst moet worden aangegeven of er een nieuw dossier aangemaakt moet worden, of de gegevens naar een bestaand dossier moeten. Indien er gekozen wordt voor een bestaand dossier, kan middels het blauwe pijltje het juiste dossier aangegeven worden.

In bovenstaand voorbeeld zal "UW KLANT" samen met de producten Bemiddeling, Test Levensverzekering en Test vermogen en Bancair geëxporteerd worden naar een nieuw dossier.