• VERGOEDINGEN
• Instellingen
  • Stap 1. Vergoedingstypen

  • Stap 2. Vergoedingsgroepen

  • Stap 3. Regelingen

  • Stap 4. Workflow

  • Stap 5. Facturen
• Gebruiken
  • Dossier

  • Boeken

  • Pijplijn overzicht

  • Importeren

Prolongatie import

Via het prolongatie overzicht kunt u achterhalen hoeveel vergoedingen u verwacht binnen te krijgen in een bepaalde periode. Vooral terugkerende vergoedingen zijn dikwijls kleine bedragen en het handmatig inboeken hiervan staat dan ook niet in verhouding tot het bedrag. Dit kan automatisch middels de "Prolongatie import" van Elements. De vergoedingen van maatschappijen die u periodiek een Excel bestand sturen met de vergoedingen die zij gaan overmaken, kunt u op deze manier automatisch laten bijboeken. Dit hoeft dus niet handmatig, per offerte te geschieden.

Ga hiervoor naar "Financieel" en "Prolongatie import". U komt op een scherm terecht gelijk aan figuur 1. U staat op het tabblad "Import". Selecteer om welk product het gaat en selecteer het bestand op uw pc. Selecteer de juiste template van de maatschappij en het dagboek waarop de vergoedingen gemuteerd dienen te worden. Klik daarna op "Csv laden".

Figuur 1

Klik op het tabblad "Overzicht" en zoek het het bestand dat u zojuist heeft geïmporteerd. Klik op het icoontje van een vergrootglas om de vergoedingen in te kunnen zien (figuur 2).

Figuur 2

Er zijn in dit voorbeeld geen matches met openstaande vergoedingen (figuur 3). Wanneer er geen enkele match is kunt u zich afvragen of u het goede bestand heeft ingeladen. Wanneer dit wel het geval is, maar het matchen om een andere reden niet goed gaat, kunt u handmatig matchen. Dit doet u door op het icoontje van de stekker te klikken.

Figuur 3

Een scherm als in figuur 4 verschijnt dan. Wanneer hier de juiste vergoeding tussen staat, kunt u de match - en dus de boeking - maken door op te klikken achter de juiste regel.

Figuur 4

Wanneer u geen template heeft om de import succesvol af te handelen, dient u deze eerst aan te maken. Een template bestaat in dit geval uit een aantal regels die je het systeem meegeeft hoe deze de Csv-bestanden die u inleest voor een bepaalde maatschappij moet uitlezen en matchen.

Wanneer het Csv-bestand bijvoorbeeld een kolom "Datum" heeft (welke aangeeft voor welke datum de vergoeding bedoeld is), dient u het systeem in te geven dat deze kolom eigenlijk de "Mutatiedatum" is waar het systeem naar zoekt. Aangezien iedere maatschappij zijn eigen Csv of Excel-bestanden uitgeeft, heeft iedere maatschappij minimaal een andere template nodig.

Om een template in te stellen gaat u naar het tabblad "Import" enhet subtabblad "Templatebeheer". Hier selecteert u het bestand van de maatschappij welke u in de toekomst periodiek wilt inlezen. Geef aan om welk scheidingsteken het gaat (open het Csv-bestand in Kladblok om gemakkelijk te achterhalen wat het scheidingsteken is, dikwijls ; ) en klik op "Csv laden".

Figuur 5

Hierna dient u aan te geven welke kolommen in de Csv overeenkomen met de kolommen die Elements uitleest. Van alle kolommen zijn allen "Bedrag" en "Mutatiedatum" verplicht om in te stellen. Geef ten slotte aan waar u - naast bedrag en mutatiedatum - op wens te zoeken. Bijvoorbeeld "Offertenummer". Sla de template op met .

Figuur 6