• REGISTRATIE
• Standaard (intern)
• E-mail
• SMS
• Registreren voor andere persoon
• Registraties beheren
• Urgente registratie (tip)

Standaard (intern)

Om een registratie te maken gaat u binnen het dossier waarvoor u een registratie wilt maken naar het tabblad "Registraties" (figuur 1). Onderin het scherm vindt u de registraties die reeds gemaakt zijn onder het desbtreffende dossier. Door op het witte plus-teken te klikken voor "Datum" vouwt de registratie zich uit en kunt u de registratie lezen (wanneer er tekst is getypt in het tekstvak van de registratie). Wanneer u op "Open alle logfiles" klikt, vouwen alle registraties zich uit. Door op te klikken, kunt u de registratie desgewenst aanpassen. Boven een aantal velden vindt u een filter om de precieze registratie(s) te vinden die u zoekt (bijvoorbeeld alle registraties die bij één product horen). Hoe meer registraties, hoe handiger de filtermogelijkheid.

Wanneer een registratie aan een bepaalde taak of product binnen een dossier gekoppeld is, zult u een link naar deze taak of product terug kunnen vinden in het overzicht. Wanneer u op een dergelijke link klikt, opent een scherm om nieuwe registratie bij deze taak of dit product te maken.

De velden zijn naar eigen inzicht in te vullen. U kunt gebruikmaken van de standaardbrieven die u eventueel heeft gemaakt (lees hier hoe), welke in te voegen zijn in de registratie. Behalve de 'standaard registratie' - welke voor intern / eigen gebruik is - kunt u ook registraties aanmaken die u naar anderen communiceert. De opties hiervoor zijn (1)E-mail en (2)SMS. Wanneer de registratie daadwerkelijk werkzaamheden voor een klant betreffen en facturabel zijn, kunt u dit aanvinken (figuur 1). De "Soort registratie" is te beheren. Lees hier meer over onder "Registaties beheren". Wanneer u alles naar uw goedvinden heeft ingevoerd, klikt u op om de registratie op te slaan.

Figuur 1

Naast bovenstaande manier komt u op meerdere plaatsen de mogelijkheid tegen een registratie te maken. Zo kan bij ieder taaktype een registratie aangemaakt worden. Wanneer u op de "Naam" van een taak klikt (figuur 2), opent automatisch een een registratiescherm (figuur 3) gekoppeld aan de desbetreffende taak. Het invoerscherm is, behalve de koppeling, gelijk aan het standaardscherm van figuur 1.

Ook onder een product kunt u een registratie aanmaken. Klik hiervoor op het product onder het dossier en daarna op het subtabblad "Registratie" onder "Algemeen".

Figuur 2

Figuur 3

Registraties zijn zeer belangrijk voor het vastleggen van feiten over de (communicatie met de) klant. Daarnaast is goed registreren ook zeer verstandig vanuit financieel, boekhoudkundig oogpunt. Nauwkeurig bijhouden hoe lang en wat je voor een bepaalde klant gedaan hebt is nuttige managementinformatie en cruciaal voor nauwkeurige facturatie. Meer informatie vindt u in de modules "Urenregistratie"; en "Facturatie".

Voor deze module is het handig te weten dat de uren die u onder een dossier registreert, terugkomen in het financieel overzicht. Ga voor dit overzicht naar het subtabblad "Overzicht" onder "Financieel" binnen een dossier (figuur 4). Uren kunnen worden geregistreerd op het dossier (algemeen) als specifieke producten. Voor verschillende producten (lees: werkzaamheden) kunt u verschillende tarieven hanteren. Ook de uurtarieven zijn per persoon in te stellen.

Figuur 4