• SCANNEN
• Eisen aan scan(ner)
• Scan mailen naar dossier
• Bescheiden beheren
  • Bescheiden categorie aanmaken

  • Template aanmaken

  • Benodigde bescheiden aanmaken

  • Bescheidentaken afhandelen
• Barcodeblad verwijderen
• Uitvalbak

Bescheidentaken afhandelen

Bescheiden vormen in ieder aanvraagproces van de klant een cruciaal onderdeel. Welk product ook aangevraagd wordt, zaken als legitimatiebewijzen, uittreksels en loonstroken zijn meestal vereist. Deze bescheiden dienen vroegtijdig ingeleverd te worden bij u om het aanvraagproces van de klant niet onnodig te verstoren en/of  verlengen. Hiervoor kunnen in Elements bescheiden taken worden aangemaakt.

Wanneer u nog wacht op bescheiden, staan deze vermeld onder "Documenten" en "Voortgang" binnen een dossier (figuur 1).

Figuur 1

Wanneer de klant daadwerkelijk (een deel van) de benodigde documenten inlevert, kunt u deze scannen en versturen naar Elements en dan worden deze documenten onder de juiste taken weggezet. U kunt er ook voor kiezen om direct de taken af te laten vinken wanneer u de documenten reeds hebt beoordeeld en goedgekeurd. Dit alles geschiedt met behulp van barcodebladen. Er zijn vier verschillende barcodebladen:

• Dossiernummer (A)
• Dossiernummer en offertenummer (A)
• Type bescheiden (B)
• Type bescheiden en direct afvinken (B)

Hoe uitgebreider de barcodebladen, hoe nauwkeuriger het document wordt weggezet in Elements. Het zijn in wezen twee pagina's, A en B. U kunt zelf bepalen hoe uitgebreid deze dienen te zijn. Wanneer u een voorblad wilt printen met zowel het dossier- als offertenummer gaat u naar "Startpagina" en "Algemeen" en dan klikt u op naast de desbtreffende offerte (figuur 2).

Wanneer de bescheiden niet bij een specifieke offerte hangt, print u alleen de dossierbarcode uit door op "Dossier barcode printen" te klikken onder "Documenten" (figuur 3).

Figuur 2

Figuur 3

Voor het (eventuele) tweede barcodeblad, welke betrekking heeft op een specifieke bescheiden taak, klikt u op "Document barcode printen" (figuur 3). Een pop-up verschijnt zoals in figuur 4. Hier staan de mogelijke bescheiden waarvoor u een barcode kunt printen. Het eerste print alleen de barcode voor de bescheiden, zodat het document onder deze bescheiden taak wordt gehangen, maar de taak nog open blijft staan (wanneer u de validatie van het ingeleverde document op een later tijdtsip wilt doen). Wanneer u op de tweede klikt wordt tevens het commando meegegeven dat de taak kan worden afgevinkt (wanneer het document in orde is).

Figuur 4

Leg blad A voorop en blad B telkens voor het bescheiden zelf. Eerst het barcodeblad en dan het bescheiden. In die volgorde legt u de stapel in de scanner, met blad A voorop. Stel in dat u de documenten wenst te mailen, geef aan dat het om een M-TIF of Multiple TIF gaat en voer het e-mailadres in waarnaar de scans dienen te worden gestuurd (lees #hier meer) en klik op verzenden.

Wanneer de bescheiden zijn binnengekomen en automatisch afgevinkt, kunt u dit terugvinden onder "Documenten" en "Voortgang". In het voorbeeld van figuur 5 zijn de IB-verklaring en legitimatie succesvol binnengekomen en afgevinkt. Door op het + tekentje te klikken vouwen alle taken zich open en laten zien of er documenten onder hangen.

Figuur 5