• WORKFLOW
• Een workflow koppelen
  • Offerteworkflow

  • Taakworkflow

  • Factuurworkflow
• Een workflow(groep) aanmaken
• Workflowinstellingen
  • Stappen

  • Transities

  • Acties

  • Voorwaardes
• Een workflowafbeelding aanpassen

Workflow

Workflow management is de beheersing van werkstromen, ofwel van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen. Workflow management zorgt ervoor dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.

Deze module legt in de basis uit wat er allemaal mogelijk is met het workflowsysteem van Elements. Fouten maken is menselijk en door uw bedrijfsprocessen te vertalen naar een of meerdere workflows, wordt de kans op fouten aanzienlijk verminderd. Daarnaast automatiseert de workflowmodule een groot deel van de (rand)werkzaamheden waardoor er meer tijd overblijft voor belangrijkere zaken als declarabele werkzaamheden en contactmomenten met klanten.

Een workflow bestaat uit een vijftal elementen:

1. Stappen
2. Transities
3. Lijnen
4. Voorwaardes
5. Acties

Workflows kunnen gekoppeld worden aan taken, offertes en facturen. Door een workflow ergens aan te koppelen geeft u aan dat het proces dient te lopen via de ingestelde workflow (en niet naar eigen inzicht). U kunt workflows uiteraard ook weer ontkoppelen wanneer een klant een specifieke, niet-standaard benadering vereist.
 

Een voorbeeld van een workflowschema is weergegeven in figuur 1.  U kunt een workflowschema vergelijken met water dat zijn weg zoekt, de weg van de minste weerstand (figuur 2). Het water hoopt zich op in de stappen van de workflow. De stappen zijn de vijfhoeken van figuur 1. De transities zijn de kraantjes van figuur 2. Aan iedere kraan hangen een of meerdere acties. Het water zal door de kraan lopen (lees: de acties uitvoeren) die het eerste open wordt gezet. Er bestaan vier verschillende kranen / transities: (1)kranen die altijd open staan, (2)kranen die handmatig opengezet kunnen worden, (3)kranen die opengaan op een timer, en (4)kranen die opengaan wanneer bepaalde berichten binnen zijn gekomen. De verdere werking en basisinstellingen van het workflowsysteem kunt u in deze module teruglezen.

Het workflowsysteem is zeer uitgebreid. Het maken van complexe workflows is dan ook echt complex. Wij raden u aan hiervoor een aparte training te volgen of de workflow(s) te laten ontwikkelen door medewerkers van Faster Forward.

Figuur 1

Figuur 2