• WORKFLOW
• Een workflow koppelen
  • Offerteworkflow

  • Taakworkflow

  • Factuurworkflow
• Een workflow(groep) aanmaken
• Workflowinstellingen
  • Stappen

  • Transities

  • Acties

  • Voorwaardes
• Een workflowafbeelding aanpassen
• Voorwaardes in de workflow
  • Offerte types

  • Taak types

Een workflow(groep) aanmaken

Voor het workflowbeheer gaat u naar "Beheer" en "Beheer workflows" (figuur 1). 

Figuur 1

Voor het inzien en aanpassen van bestaande workflows, kunt u filteren op workflowtype (offerte, taak of factuur). Klik op naam van de workflow die u wenst in te zien / aan te passen, of erachter (figuur 2). Klik op om een nieuwe workflow aan te maken.

Figuur 2

Bij het aanmaken van een nieuwe workflow dient u eerst aan te geven aan welke elementen de workflow gekoppeld kan worden. De meest voorkomende zijn de bovenste drie genoemd in figuur 3: offerte, taak en factuur. Geef de workflow een naam en geef ten slotte aan of deze automatisch gestart dient te worden. Wanneer u hier "Ja" aangeeft, wordt bij bijvoorbeeld een offerteworkflow iedere offerte automatisch gekoppeld aan deze workflow. Het is dan niet langer noodzakelijk om deze workflow per offerte handmatig te koppelen. Klik op # om de workflow aan te maken.

NB De workflow doet nu nog niets! Hiervoor dient deze ingesteld te worden.

Figuur 3

Een workflow moet te allen tijde aan een workflowgroep gekoppeld zijn. Transities en statussen worden aan workflowgroepen gekoppeld. Gebruikers in een workflowgroep die gekoppeld is, zijn daardoor in staat om de transities van de workflow te doorlopen en de dossiers in te zien met de statussen gegenereerd door de workflow. Kort gezegd: een gebruiker die mutaties moet kunnen maken in een bepaald dossier dat gekoppeld is aan een workflowgroep moet in die workflowgoep zijn opgenomen.

Klik op "Beheer" en "Beheer workflowgroepen" (figuur 1) of het tabblad "Groepen" (figuur 4). U kunt een nieuwe groep aanmaken door op te klikken. Met kunt u wijzigingen aanbrengen in een bestaande workflowgroep.

Figuur 4

Een offerte of dossier kan bepaalde statussen worden gegeven. Door van een beschikbare status met een gekoppelde status te maken, geeft u de gebruikers in de workflowgroep het recht om de dossiers en/of offertes met deze status in te zien (figuur 5).

Figuur 5

Klik op het tabblad "Gebruikers" om nieuwe gebruikers toe te voegen aan een groep of huidige te verwijderen (figuur 6). Selecteer het kantoor waar de gebruiker onder valt en klik op om de betreffende gebruiker te koppelen. Met het rode kruisje kunt u desgewenst een gebruiker verwijderen uit de groep.

Figuur 6